Überblick
Gutschriften und Rückerstattungen hängen in Frisbii Billing eng zusammen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Eine Gutschrift ist ein Buchhaltungsbeleg, der eine Rechnung korrigiert. Eine Rückerstattung ist eine Zahlungstransaktion, mit der Geld an Deinen Kunden zurückgeht. Dieser Artikel erklärt den Unterschied und hilft Dir, die richtige Aktion zu wählen.
Wichtig
Eine Gutschrift allein zahlt Deinem Kunden niemals Geld zurück. Wenn Dein Kunde bereits bezahlt hat und sein Geld zurückbekommen soll, erstatte die Rechnung zurück.
Gutschrift: der Buchungsbeleg
Eine Gutschrift dokumentiert, dass eine Rechnung ganz oder teilweise nicht mehr geschuldet wird. Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert, und die Gutschrift hält die Korrektur mit einer eigenen Belegnummer fest. So bleiben Deine Rechnungshistorie und Deine Buchhaltungsexporte vollständig und nachvollziehbar.
Du erstellst eine Gutschrift, indem Du bei einer Rechnung Gutschreiben anklickst. Gutschriften können nur für Abonnementrechnungen erstellt werden. Der gutgeschriebene Betrag wird auf die nächste reguläre Rechnung des Abonnements angerechnet.
Eine Gutschrift:
zahlt kein Geld auf die Karte, das Bankkonto oder eine andere Zahlungsmethode Deines Kunden zurück
erzeugt keine Zahlungstransaktion
Alle Gutschriften findest Du unter Zahlungen → Gutschriften. Je nach Deinen Einstellungen lautet der Dokumenttitel im PDF „Gutschrift“ oder „Stornorechnung“.
Rückerstattung: Geld zurück an Deinen Kunden
Mit einer Rückerstattung zahlst Du Deinem Kunden eine beglichene Rechnung ganz oder teilweise zurück. Du startest eine Rückerstattung, indem Du bei einer beglichenen Rechnung Rückerstatten anklickst. Es gibt zwei Arten von Rückerstattungen:
Online-Rückerstattung: Frisbii sendet die Rückerstattung an die Zahlungsmethode, mit der Dein Kunde bezahlt hat, zum Beispiel an seine Karte.
Manuelle Rückerstattung: Du hast das Geld bereits außerhalb von Frisbii zurückgezahlt, zum Beispiel per Banküberweisung oder in bar. Die manuelle Rückerstattung dokumentiert diese Zahlung in Frisbii.
Jede Rückerstattung erzeugt automatisch eine Gutschrift. Du musst die Rechnung nicht zusätzlich gutschreiben.
Einschränkungen
Eine Rückerstattung kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn Du eine Rechnung versehentlich zurückerstattet hast, bitte Deinen Kunden, Dir den Betrag zurückzuüberweisen.
Welche Aktion ist die richtige?
Situation | Aktion |
|---|---|
Dein Kunde hat bezahlt und soll sein Geld zurückbekommen. | Erstatte die Rechnung zurück – mit einer Online-Rückerstattung. |
Du hast Deinem Kunden das Geld bereits außerhalb von Frisbii zurückgezahlt. | Erstatte die Rechnung zurück – mit einer manuellen Rückerstattung, um die Zahlung zu dokumentieren. |
Eine Rechnung ist zu hoch und Du möchtest sie korrigieren, ohne Geld zurückzuzahlen. | Schreibe die Rechnung gut. Der gutgeschriebene Betrag wird auf die nächste reguläre Rechnung angerechnet. |
Du möchtest die nächste Rechnung Deines Kunden reduzieren, zum Beispiel als Kulanz. | |
Die Zahlung ist nur autorisiert und noch nicht beglichen. | Storniere die Transaktion. Es wurde noch kein Geld abgebucht, daher gibt es nichts zurückzuerstatten. |