Factures et notes de crédit

Avertissement

Assurez-vous que vous avez inclus toutes les informations nécessaires dans vos documents de facturation.

Veillez à facturer la taxe appropriée et à respecter toutes les lois et réglementations applicables à votre entreprise.

Important

Les PDF des factures et des notes de crédit sont envoyés à vos clients à partir des modèles d'e-mail suivants :

• Modèles de reçus

  • Réception de la carte de facturation

  • Réception manuelle de la facture

  • Facture, montant nul, reçu

• Modèles de remboursements

  • Reçu de remboursement par carte de facturation

  • Facture et reçu de remboursement manuel

Pour configurer les factures, les autorisations de l'utilisateur « Paramètres du compte, plans, add-ons, réductions, coupons, etc. ».

Configuration de la facture

Cliquez sur Configurations > Finance et comptabilité > Factures et notes de crédit pour accéder aux paramètres.

Numéro de facture

Avertissement

Les exigences en matière de facturation varient d'une région à l'autre. Veuillez consulter votre conseiller fiscal sur votre cas d'utilisation spécifique. C'est à vous qu'il incombe de veiller à ce que vos factures soient conformes aux exigences fiscales en vigueur.

Frisbii Billing génère automatiquement des numéros de facture à des fins comptables (c'est pourquoi ils sont appelés "numéros de facture comptables"). Une fois que vous avez activé la création de numéros de factures, les numéros de factures seront attribués aux nouveaux documents de facturation.

Vous pouvez configurer l'apparence de vos numéros de facture :

• Type de compteur de séquence : Vous pouvez décider de réinitialiser périodiquement vos numéros de factures. Vous avez le choix entre des réinitialisations mensuelles, des réinitialisations annuelles ou pas de réinitialisation du tout.  Pour le type de compteur de séquences annuelles, la remise à zéro a lieu le 1er janvier. Pour le type de compteur de séquences mensuel, la remise à zéro a lieu le premier jour de chaque mois. Après la date de réinitialisation, le compteur démarre à partir du "Numéro de facture après réinitialisation".

• Nombre de chiffres: Vous pouvez configurer le nombre minimum de chiffres pour vos numéros de facture. Des zéros initiaux seront ajoutés pour les nombres inférieurs afin de garantir le nombre de chiffres configurés. Si d'autres factures ne peuvent pas être prises en compte dans le nombre de chiffres sélectionné, nous continuerons à compter.

• Préfixe de séquence de facture : Le préfixe "IN" est attribué par défaut, mais vous pouvez le personnaliser. Si vous changez le nom de votre séquence, ce changement sera appliqué à partir de la prochaine facture.

• Espace réservé dynamique : Vous pouvez ajouter un espace réservé qui indique la date, le mois et l'année de la facture. Choisissez l'un des formats proposés.

• Numéro de facture suivant : Ce numéro sera attribué à votre prochaine facture. Il augmentera automatiquement d'une unité à chaque facture émise.

• Numéro de facture après réinitialisation : Si vous avez choisi de réinitialiser périodiquement vos numéros de facture, vous pouvez choisir le numéro à partir duquel le compteur redémarre après la prochaine réinitialisation.

Numéro de note de crédit

Par défaut, les notes de crédit suivent la même séquence que les factures. Toutefois, vous pouvez choisir d'affecter les notes de crédit à une séquence de numéros distincte.

• Préfixe de la séquence de note de crédit : Le préfixe "CN" est attribué par défaut, mais vous pouvez opter pour un préfixe personnalisé. Si vous changez le préfixe, il sera appliqué à partir de la prochaine note de crédit.

  Note

  Le nombre de chiffres et les caractères génériques dynamiques dans la séquence du numéro de la note de crédit sont les mêmes que pour la séquence du numéro de la facture.

• Numéro d'avoir suivant : Ce numéro sera attribué à votre prochaine note de crédit. Il augmente automatiquement d'une unité pour chaque note de crédit émise.

  Note

  La réinitialisation des numéros de note de crédit s'effectue en même temps que la réinitialisation des numéros de facture.

• Numéro d'avoir suivant après réinitialisation : Choisissez le numéro à partir duquel le compteur doit redémarrer après la prochaine remise à zéro.

Activer la création de factures PDF

Dans la boîte de Paramètres de facture et note de crédit PDF, l'activation de l'option « Activer la création de factures PDF » permet de générer toutes les factures au format PDF et de les archiver.

Important

Les documents PDF ne seront créés que pour les types de factures suivants et leurs notes de crédit respectives :

• s- abonnement récurrent (factures créées au cours du cycle de facturation de l'abonnement)

• so- facture unique d'abonnement (factures créées à partir d'un abonnement en dehors du cycle de facturation, généralement déclenchées manuellement et réglées automatiquement)

• soi- facture unique d'abonnement (immédiate) (factures créées à partir d'un abonnement en dehors du cycle de facturation, généralement déclenchées manuellement et réglées instantanément)

• co- client (factures créées pour un client en dehors du cycle de facturation de l'abonnement, voir aussi ici)

Il n'y a pas de documents PDF pour les reçus de paiement. Voir ici pour plus d'informations sur le charge.

Envoi de factures et de notes de crédit en pièce jointe d'un e-mail

Vous pouvez envoyer automatiquement les PDF des factures et des notes de crédit à vos clients en tant que pièces jointes à vos modèles d'e-mail.

Si cette option est activée, les factures seront jointes aux modèles de courrier électronique suivants :

• Réception de la carte de facturation

• Réception manuelle de la facture

• Facture, montant nul, reçu

Les notes de crédit peuvent être jointes aux modèles de courrier électronique suivants :

• Reçu de remboursement par carte de facturation

• Facture et reçu de remboursement manuel

Créer des factures à montant nul

Activer pour que les clients reçoivent une facture même si le service qu'ils ont acheté est gratuit.

Inclure le texte du paiement

En activant l'option « Inclure le texte du paiement », vous pouvez configurer un texte spécifique concernant ce mode de paiement sur la facture et inclure les paramètres associés à ce mode de paiement sur la facture en utilisant le bouton « Ajouter une balise de fusion » situé à côté.

Inclure les horodatages

Les horodatages sont incorporés dans les périodes de service sur les PDF.

Inclure des descriptions de produits

Les descriptions des produits sont présentées à côté de leur nom.

Facture/notes de crédit Prologues & Épilogues

Vous pouvez ajouter jusqu'à 4 000 caractères de texte. Utilisez-le pour ajouter des informations importantes à votre facture.

Pour les notes de crédit, le titre du document peut être choisi et peut être "Note de crédit" ou "Facture d'annulation".

Inversion de charge

Le texte décrivant que l'autoliquidation doit être payée pour la facture est imprimé sur le PDF.

Pied de page

Vous pouvez modifier les informations que vous souhaitez afficher dans le pied de page de chaque page de facture. Les premières colonnes sont pré-remplies avec les informations relatives à votre entreprise. N'hésitez pas à l'adapter à votre guise.

Configuration du champ

Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires à vos factures et notes de crédit en activant les valeurs des champs individuels que vous souhaitez voir apparaître. Vous pouvez choisir un ou plusieurs des champs supplémentaires suivants :

• Poignée client : l'identifiant unique de chaque client

• Poignée d'abonnement : l'identifiant unique de chaque abonnement

• Compte ID TVA : votre numéro de TVA dans les paramètres de votre compte

• Poignée de facture : l'identifiant unique de chaque facture et des paiements correspondants

• ID du débiteur : l'identifiant unique de chaque client à des fins comptables

• Courriel du client : l'e-mail du client où il reçoit ses documents de facturation

• Centre de coût : centre de coût configuré sur l'abonnement ou la facture

• Numéro de commande : numéro de commande configuré sur l'abonnement ou la facture

Facturation électronique (Factur-X/ZUGFeRD)

Frisbii Billing supporte la facturation électronique via le format hybride Factur-X 1.0.07 / ZUGFeRD 2.3 en utilisant le profil EN16931.

Note

La norme EN16931 est une norme européenne pour la facturation électronique, qui garantit un modèle de données sémantique commun pour les éléments essentiels d'une facture électronique. Cette norme facilite l'interopérabilité et la normalisation dans toute l'Europe, permettant aux entreprises d'envoyer et de recevoir des factures électroniques de manière transparente dans les différents pays de l'UE. En adhérant à la norme EN16931, les entreprises peuvent s'assurer que leurs factures électroniques sont compatibles avec les différents systèmes nationaux, ce qui simplifie les transactions transfrontalières, améliore l'efficacité et réduit les charges administratives.

Afin d'activer la facturation électronique pour vos clients, allez dans Configurations > Finance et comptabilité > Factures et notes de crédit et descendez jusqu'à la section « Paramètres de facturation électronique ». Activez la facturation électronique et cliquez sur Enregistrer en haut de la page.

Après avoir activé la facturation électronique et sauvegardé les paramètres, tous les PDF (factures et notes de crédit) seront créés dans le format hybride Factur-X 1.0.07/ZUGFeRD 2.3.

Conseil

Veillez à ce que les informations sur l'entreprise y compris votre numéro de TVA, sont à jour.