Un plan de relance est un processus de communication automatisé qui a pour but de pousser vos clients à mettre à jour leurs informations de paiement et à créer une stratégie appropriée pour gérer les abonnements ou le statut de la transaction en cas de retard de paiement.
Vous décidez:
combien d'emails seront envoyés
combien de jours le processus attendra entre les différents courriels envoyés et le résultat final.
Note
Vous pouvez mettre en place plusieurs plans de relance et y référer lorsque vous installez un plan.
La configuration du processus peut être effectuée dans l'interface Configurations > Finance et comptabilité > Gestion de la relance. Nous allons nous assurer que vous comprenez tous les aspects de cette configuration à la fin de cet article.
Accès à l'interface de gestion de relance
Pour y accéder, cliquez sur Configuration >Finance et comptabilité > Gestion de la relance dans la barre de navigation.
Si vous n'avez pas encore mis en place de plan de relance, vous verrez celui par défaut à l'ouverture de l'interface.
Le plan de relance par défaut
Tout d'abord, nous examinerons de plus près la structure du plan que vous voyez déjà sur la page.
En-tête comprenant > Créé: Date à laquelle le flux de relance a commencé. > Refus catégorique: il sera indiqué si vous avez inclus un délai de grâce ou non*. | |
Calendrier des courriels: Afficher les jours de rappel envoyé et les intervalles d'attente. Vous pouvez définir quatre niveaux de relance, y compris comme dernière étape l'expiration de l'abonnement. |
En cliquant sur , vous serez redirigé vers la section Modèles d'e-mail de l'ancien tableau de bord. Cette fonctionnalité sera bientôt disponible dans la nouvelle interface.
Note
* Un délai de grâce est la période pendant laquelle un paiement en retard ne sera pas relancé.
Créer un nouveau plan de relance
Si vous souhaitez créer des plans supplémentaires, vous pouvez cliquer sur .
Vous verrez un tout nouveau plan de relance que vous pouvez configurer à partir de A-Z.
Pour plus de détails, reportez-vous à la section Modifier le plan de relance par défaut, en particulier aux étapes 2 et 3.
Note
Seule la différence :
Le champ Handle (poignée) remplacera automatiquement le contenu du champ Name (nom). Si vous préférez le modifier, vous pouvez cliquer sur le site
.
Lorsque vous avez terminé la configuration, cliquez à nouveau sur pour enregistrer vos modifications.
Supprimer un plan de relance
Note
Vous ne pouvez supprimer que des plans de relance supplémentaires. Un plan par défaut doit toujours être configuré.
Une fois que vous avez cliqué sur
, le bouton
est disponible dans le coin supérieur droit.
Confirmez la suppression du plan en cliquant sur Supprimer.
Une fenêtre pop-up confirmera la suppression du plan.
Attention
Une fois que vous avez supprimé votre plan, vous ne pouvez plus le restaurer.
Création d'un paiement à usage unique suivant votre flux de relance
Ce guide vous montre comment gérer un paiement à usage unique, qui entrera dans votre processus de relance s'il n'est pas payé à temps.
Pour mettre en place un processus de relance pour un paiement unique, vous devez d'abord créer un client. Si vous ne l'avez pas encore fait, veuillez lire cet article Comment créer un client.
Ce guide doit être lu en guise de préparation : Comment créer un plan.
Excellent ! Vous êtes maintenant prêt, car ce guide est très simple. Commençons directement par la configuration.
Créer un nouveau plan :
Nous suggérons de l'appeler Manual.
Réglez le prix dans la case Pricing à 0.
Dans la boîte Billing, définissez le type de planification de la facturation sur Manual on-demand.
L'abonnement que nous créerons plus tard ne sera pas renouvelé puisque ce plan est créé avec un type de planification Manuel.
Note
Le plan peut également être créé via l'API : https://optimize-docs.billwerk.com/reference/createplanjson.
Créez un client ou veillez à ce qu'il soit créé.
Ajoutez le plan au client :
Cliquez sur Create Subscription sur la page Customer Details.
Choisissez le plan Manuel.
Choisissez dans la case Payment option l'option Hosted Page.
Cliquez sur
.
Copiez le lien de paiement que vous recevez dans la fenêtre contextuelle en cliquant sur
.
Note
Envoyez ce lien à votre client par courrier électronique en lui disant : "Ici, vous pouvez enregistrer votre carte pour payer vos factures ultérieurement".
Notez que ce sont seulement les clients sans carte enregistrée, qui ont besoin de passer par le processus d'enregistrement de leur carte.
La création de l'abonnement peut également être effectuée par l'API : https://reference.reepay.com/api/#create-subscription.
Restez sur la page des détails de l'abonnement. Cliquez sur Créer une facture, ce qui vous amène à l'écran Facturer l'abonnement.
Sélectionnez Automatic dans la rubrique Charge Options.
Dans la case Options de facturation, activez le commutateur Inclure pour créer Lignes de commande.
Note
Afin de créer des factures pour cet abonnement, vous pouvez également utiliser l'API https://optimize-docs.billwerk.com/reference/createsubscriptioninvoice.
Si votre client a déjà ajouté un mode de paiement, vous n'avez pas besoin de passer à l'étape suivante.
Retournez à la page Customer Details et définissez un Payment Method en cliquant sur Add payment method.
Sélectionnez Transaction en ligne, qui réglera le montant instantanément et enverra un reçu au client.
Excellent travail ! Si le règlement ne peut pas être effectué, la facture sera traitée dans le flux de relance puisqu'elle a été créée dans le cadre de l'abonnement.
Synchroniser avec un système ERP pour la facture envoyée
Apprenez à réaliser une intégration simple entre Billwerk+ Pay / Billwerk+ Optimize et votre système ERP pour envoyer des factures de votre ERP à vos clients.
Attention
Ce guide s'adresse aux développeurs ou aux administrateurs ayant des connaissances techniques générales. Vous devez savoir ce que sont les API et les crochets web.
Vous devrez construire un middleware entre Billwerk+ Pay / Billwerk+ Optimize et votre système ERP pour communiquer avec les deux systèmes.
Créer deux plans de relance. Un plan de relance pour les paiements par carte et un plan de relance pour les paiements par facture.
Le plan de relance pour le paiement des factures
ne doit pas envoyer d'e-mails
et l'action finale est définie sur Maintenir l'abonnement actif.
Mettre le délai de grâce
au nombre de jours dont disposent vos clients pour payer la facture envoyée par votre système ERP.
Créer deux plans.
Le premier plan: pour les clients qui souhaitent payer par carte.
Le deuxième plan: pour les clients qui souhaitent payer par facture.
Définissez le plan de relance correspondant à chaque plan.
Abonnez-vous aux crochets web à partir de votre compte Billwerk+ Pay/ Billwerk+ Optimize.
Vous pouvez insérer l'URL de votre web hook dans l'interface Webhook.
Attente d'un crochet web invoice_created .
Lorsque vous recevez le webhook, appelez l'API get_invoice et regardez l'argument plan.
Vous trouverez ici l'adresse plan_handle.
Consulter le numéro de plan en appelant l'API get_plan.
Vérifiez si le plan est le plan de facturation que vous avez fait précédemment.
Note
Vous pouvez également enregistrer les numéros de plan au lieu d'appeler Billwerk+ Pay à chaque fois.
Si le plan_handle correspond au plan que vous avez établi pour les paiements de factures, vous pouvez créer une facture dans votre système ERP et l'envoyer au client.
Appeler maintenant manual_settled pour définir le statut correct de la facture créée dans Billwerk+ Pay/ Billwerk+ Optimize*.
Vous pouvez choisir bank_transfer comme argument de méthode.
La facture sera alors réglée dans Billwerk+ Pay/ Billwerk+ Optimize et payée par virement bancaire.
Note
* Si votre système ERP peut vous informer lorsque le client a effectivement payé la facture, vous devez attendre pour appeler l'API manual_settle que votre système ERP vous ait indiqué que la facture a été payée. De cette manière, les deux systèmes seront entièrement synchronisés.