Linda a reçu un email de la part de Frisbii lui indiquant qu'une nouvelle version est disponible. Elle a également participé à un webinar dans lequel les nouvelles fonctionnalités étaient présentées. Linda a hâte d'avoir accès à cette nouvelle version qui fera gagner beaucoup de temps aux collaborateurs CloudKicks !
Le processus d'upgrade est le suivant : les clients de Frisbii qui attendaient un correctif de dysfonctionnement sont contactés en priorité pour effectuer leur mise à jour, et ainsi bénéficier du correctif. Il en est de même pour ceux qui avaient demandé une évolution du produit.
Linda n'est pas dans ces cas. Cependant, une des nouveautés lui serait très utile, elle écrit donc à l'équipe Support de Frisbii via son espace Community pour que son organisation soit mise à jour dès que possible.
L'équipe Support lui explique alors les différentes étapes à suivre pour effectuer la mise jour dans les meilleures conditions.
1. Création d'une sandbox
La mise à jour de l'application Frisbii peut nécessiter quelques ajustements, notamment si la version que vous utilisez actuellement est ancienne. Exemples d'ajustements fréquents :
présentations de page
automatisations
droits
rapports
valeurs de listes
Ainsi, la mise à jour doit d'abord être effectuée dans une sandbox, afin de tester le bon fonctionnement avant de mettre à jour l'environnement de production. Il vous faut donc générer une sandbox dont la configuration est identique avec votre production.
Important : merci de générer une sandbox "full" ou "partial" qui vous permettra d'avoir de vraies données sur lesquelles réaliser vos tests et donc de gagner beaucoup de temps. Votre recette n'en sera que plus fiable.
Documentation Salesforce pour générer une sandbox : Création d'une organisation sandbox
Nous avons également réalisé une vidéo qui vous explique comment faire.
Remarque :
Même si vous n'utilisez pas encore Frisbii en production, il est important d’abord passer par une sandbox. Frisbii a des automatismes sur les Comptes Salesforce et les Utilisateurs. Nous avons normalement pris toutes les mesures possibles pour éviter que Frisbii puisse interférer avec une utilisation normale de Salesforce, cependant le problème ayant déjà survenu, nous vous recommandons, tout comme Salesforce le dit, de toujours installer une application ou sa mise à jour dans une sandbox pour la tester.
2. Accorder l'accès support et en informer l'équipe Frisbii
Merci de nous donner un accès support et nous en informer en répondant à l'email du support dès que la sandbox est générée en nous fournissant son org ID.
Procédure pour nous donner un accès et trouver l'org ID : Support Frisbii - Autoriser l'accès à votre org
3. Mise à jour de la sandbox par Frisbii
Une fois la sandbox créée, nous y installons la dernière release. Cette étape est subdivisée en quatre étapes côté Frisbii :
Contrôles pré mise à jour
Mise à jour par déploiement depuis notre organisation de package
Ajout des nouvelles fonctionnalités et contrôles post mise à jour
Information du client de la mise à jour terminée et des modifications apportées
Suivant le nombre de versions d'écart entre la version actuellement installée et la version cible, ces étapes peuvent être nettement rallongées et prendre jusqu'à plusieurs jours. Frisbii travaille à ce que ces écarts de version soient toujours très réduits à l'avenir.
Exemple de contrôle pré-mise à jour :
Certains onglets Frisbii comme celui de l'objet "Configuration Produit" ont été ajoutés au package récemment. Si une organisation avait déjà créé cet onglet, nous ne pouvons pas mettre à jour l'organisation sans d'abord supprimer l'onglet. En faisant cela, nous perdons les droits de visibilités qui avaient été donnés spécifiquement par profil et pas ensemble d'autorisation sur cet onglet. Nous devons donc récupérer la liste de ces droits et supprimer l'onglet avant de pouvoir passer à la deuxième étape.
Exemples de contrôle post mise à jour :
Nous vérifions le bon fonctionnement de la génération de PDF, qu'il n'y a pas de champs dépréciés sur les présentations de page. Nous faisons également l'ajout manuel des nouvelles fonctionnalités de manière judicieuse.
4. Tests de la sandbox par vos soins
Vous allez tester le bon fonctionnement de l’application dans la sandbox, et nous tenez informés des éventuels dysfonctionnements en ouvrant une requête sur notre communauté de support (voir Création d'une requête) afin que nous les corrigions.
Un article entier est dédié à cette étape, merci d'en prendre connaissance : Mise à jour - Tester votre environnement suite à la mise à jour de Frisbii
Cette recette doit être la plus complète possible pour vous éviter de découvrir des anomalies en production. Il faut ainsi tester votre cycle commercial complet avec les différents profils d'utilisateurs, de la création d'un compte/contact au renouvellement d'un abonnement en passant par une opportunité. Ceci permet de vérifier que les droits de vos utilisateurs leur permettent d'effectuer toutes les actions qu'ils réalisent habituellement.
5. Validation des tests
Une fois que vous avez bien réalisé tous vos tests de bout en bout avec différents profils, de la création d'un compte à la relance d'une facture en passant par les rapports, et que ceux-ci sont concluants, merci de nous indiquer par retour d'email au support que vous validez la mise à jour en sandbox.
Vous allez recevoir un PV de validation des tests à nous retourner signé, afin de valider que le fonctionnement en sandbox est correct.
Attention : si un dysfonctionnement est détecté en production alors qu'il aurait pu l'être lors de vos tests en sandbox, le support sera payant. Prenez bien soin de tester.
6. Mise à jour de votre org de production
Une fois le fonctionnement en sandbox validé de votre côté, nous mettrons à jour votre org avec la dernière release et vous pouvez profiter de ses nouvelles fonctionnalités !
Pour la meilleure adoption de vos collaborateurs et tirer profit de cette mise à jour, il est recommandé de préparer de la documentation sur l'utilisation des nouvelles fonctionnalités avec des captures d'écran réalisées sur votre environnement.
Nous vous recommandons cet excellent module Trailhead sur l'adoption des utilisateurs : Stratégies d'adoption de Salesforce.
7. Patch automatiquement déployé
Nous testons le plus possible nos nouvelles versions avant de les déployer, mais la très grande diversité de nos clients et des configurations ne nous permet pas de tout anticiper. Ainsi, il arrive que des versions soient corrigées par des patchs suite à des remontées de problème en sandbox ou production. Dès qu'un patch est réalisé et testé par nos soins, deux cas de figure :
Le patch est important (changement de fonctionnement nécessaire) : nous attendons donc le retour du client qui a fait remonter le problème avant de pousser le patch chez tous les clients avec la même version en les informant des changements.
Le patch n'est pas important (correction d'un problème ne modifiant pas le comportement de Frisbii) : nous pousserons le patch sur toutes les organisations ayant reçu la dernière version de l'application.