Facturation électronique : exigences et administration

Remarques préliminaires

Depuis le 1er janvier 2025, les factures électroniques sont obligatoires dans les transactions interentreprises (B2B) en Allemagne.

« Avec une facture électronique, les informations de facturation sont transmises électroniquement, reçues automatiquement et traitées ultérieurement. Cela permet un traitement numérique de bout en bout, de la création de la facture au paiement des montants des factures. » (Source : Qu'est-ce qu'une facture électronique ?)

La facture électronique peut être téléchargée sous forme de ZUGFeRD ou de XRechnung dans le Merchant Backend et dans le Self Service. L'envoi automatique par courrier électronique au format ZUGFeRD est effectué pour les achats et, s'il est activé dans le Merchant Backend, pour les factures récurrentes.

Quelle est la différence entre ZUGFeRD et XRechnung ?

ZUGFeRD est un format dit hybride (PDF/A-3), composé d'une partie PDF visible dans laquelle est intégrée une partie XML lisible par une machine. En revanche, la XRechnung est un fichier XML pur.

Conditions préalables

Les exigences suivantes s'appliquent aux factures électroniques :

1. Dans le Merchant Backend, dans l'option de menu Paramètres > Finances > Paramètres de facturation dans l'onglet Gestion des factures, le formulaire « Paramètres pour la facturation électronique » doit être complété.

   Note : Si le formulaire n'est pas complété, aucune facture électronique ne sera créée automatiquement.

2. Une référence d'acheteur doit être maintenue chez le client final.

   Note : Aucune référence d'acheteur n'est généralement requise pour la création de factures électroniques entre entreprises (domaine B2B). Elle est obligatoire dans le secteur B2G. Pour plus d'informations sur la référence de l'acheteur, cliquez ici : FAQ sur la référence de l'acheteur

   La référence de l'acheteur peut être spécifiée lors de la création d'un client ou ultérieurement en modifiant les informations relatives au client.
   

3. Dans le contexte B2B, le numéro de TVA doit être conservé. Si ce n'est pas spécifié, le nom de l'entreprise n'apparaîtra pas dans le fichier XML.
   

Appeler la facture électronique

Envoi automatique

La facture PDF de ZUGFeRD est automatiquement envoyée au client final par e-mail.   

• A l'achat.

• Pour les factures récurrentes, si celles-ci ont été activées dans le Merchant Backend.
  Dans l'option de menu Paramètres > Finances > Paramètres de facturation dans l'onglet Gestion des factures, les factures récurrentes peuvent être activées ou désactivées pour tous les clients.
  Dans le compte client, dans la vue détaillée de l'abonnement, dans la barre d'action, l'envoi de factures peut être spécifiquement désactivé (si les factures récurrentes sont activées dans les paramètres généraux de la facture).

Le fichier xml peut être ouvert dans un lecteur PDF (par exemple Adobe) en tant que pièce jointe.

Téléchargement du manuel

La facture (ZUGFeRD et XRechnung) peut être téléchargée dans le Merchant Backend et dans le Self Service, même si l'envoi de factures récurrentes est désactivé.

• Merchant Backend
  Dans le menu Factures ou dans la section Compte client ouvrez la facture correspondante dans la vue détaillée.
  La facture (PDF + XML) et le XRechnung (fichier XML pur) peuvent être téléchargés dans la barre d'action.
  

• Self Service
  Dans l'onglet Factures , les clients finaux peuvent télécharger eux-mêmes les deux factures.