Pläne, die diese Funktion unterstützen: Growth Scale
Übersicht
Bei der Konfiguration eines Plans über Konfigurationen → Produktkatalog → Pläne kannst Du eine verzögerte Rechnungsstellung festlegen. Die Verzögerung der Rechnungsstellung wird in Stunden oder Tagen konfiguriert.
Was ist eine verzögerte Rechnungsstellung?
Du kannst die Erstellung von Rechnungen und die Zahlungsfristen aufschieben, indem Du eine verzögerte Rechnungsstellung festlegst. Die Verzögerung beginnt mit dem Beginn des aktuellen Abrechnungszeitraums des Abonnements. Während dieses Zeitfensters bleibt die Rechnung im Status "Nicht fertiggestellt" und ist noch nicht fakturierbar. Dieser Ansatz kann zu einer besseren Finanzplanung und einer höheren Kundenzufriedenheit beitragen.
Konfiguriere eine verzögerte Rechnungsstellung, wenn Du:
Zusätzliche Zeit für die Überprüfung oder Anfechtung von Gebühren benötigst, bevor sie in Rechnung gestellt werden
Abrechnungszyklen an bestimmte Buchhaltungs- oder Budgetperioden anpassen möchtest
Verzögerungen bei der Projektfertigstellung oder der Erbringung von Dienstleistungen, die sich auf die endgültigen Rechnungsbeträge auswirken, auffangen möchtest
Die Nutzungen eines Produkts mit nutzungsbasierter Abrechnung konsolidieren möchtest
Die verzögerte Rechnungsstellung gilt nur für wiederkehrende Rechnungen. Die erste Rechnung eines Abonnements und Rechnungen, die nach der Reaktivierung erstellt werden, werden nie verzögert. Sie werden sofort als fakturierbar angelegt.
Hinweis
Mit der Rechnungsverzögerung kann die erstellte nicht fertiggestellte Rechnung noch angepasst werden - es wird keine Buchhaltungsrechnung erstellt, es kann kein PDF heruntergeladen werden, es wird keine E-Mail versendet und es wird keine Buchhaltungsnummer generiert, solange sich die Rechnung im Status Nicht fertiggestellt befindet.
Die folgenden Änderungen sind möglich, solange eine Rechnung nicht fertiggestellt ist:
Manuelle Rechnungspositionen können hinzugefügt oder entfernt werden
Die Rechnungspositionen Plan und Add-On sind gesperrt und können nicht geändert oder gelöscht werden
Verzögerte Rechnungen können immer noch storniert werden; das System schließt sie jedoch zunächst ab, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten, wendet alle ausstehenden Nutzungen an und verarbeitet dann die Stornierung gemäß den konfigurierten Regeln. Weitere Informationen findest Du im Abschnitt Nicht fertiggestellte Rechnung stornieren.
Upgrades oder Downgrades in diesem Zeitraum spiegeln sich durch Teilbeträge und Anpassungen direkt in der bestehenden verzögerten Rechnung wider. Abonnements können nicht auslaufen, solange noch nicht fertiggestellte Rechnungen offen sind.
Die verzögerte Rechnungsstellung hat keinen Einfluss auf Mahnfristen oder Offline-Zahlungsfristen. Beide bleiben mit dem Erstellungsdatum der Buchhaltungsrechnung verankert.
Verhalten bei nutzungsbasierter Abrechnung
Solange sich die Rechnung im Status "Nicht fertiggestellt" befindet, kann die Nutzung noch innerhalb des im Rechnungsstellungsverzug definierten Zeitraums hinzugefügt werden. Wenn für dieses Abonnement eine Nutzung definiert ist, wird ein blaues Banner angezeigt, das darauf hinweist, dass sich die Nutzung und der Rechnungsbetrag vor der Fertigstellung noch ändern können.
Eine Rechnung fertigstellen
Am Tag der Abonnementverlängerung wird die Rechnung im System mit dem Status Nicht fertiggestellt erstellt. Die Rechnung wird nach der eingestellten Verzögerung automatisch fertiggestellt und geht in den Status "Ausstehend" über.
Du kannst die Rechnung manuell fertigstellen, indem Du die folgenden Schritte ausführst:
In der Navigationsleiste Zahlungen → Rechnungen anklicken.
Die Rechnung suchen, die Du fertigstellen möchtest, und diese anklicken.
Fertigstellen anklicken.
Die Rechnung geht in den Status
AUSSTEHENDüber.Es wird eine Buchhaltungsrechnung erstellt.
Es wird eine Buchungsnummer vergeben.
PDF kann heruntergeladen werden.
Eine E-Mail wird an den Kunden gesendet.
Hinweis
Bei der manuellen Fertigstellung hast Du die Möglichkeit, die ausstehende Nutzung sofort abzurechnen, wodurch alle bis zu diesem Zeitpunkt erfassten Nutzungsdaten vor dem Fertigstellen der Rechnung hinzugefügt werden.
Eine noch nicht fertiggestellte Rechnung stornieren
⚠️ Wichtig
Die Stornierung einer noch nicht fertiggestellten Rechnung löst zunächst die Fertigstellung aus. Das bedeutet, dass eine Buchhaltungsrechnung erstellt, eine Buchhaltungsnummer vergeben und eine E-Mail an den Kunden geschickt wird, bevor die Stornierung bearbeitet wird.
Gehe folgendermaßen vor, um eine nicht fertiggestellte Rechnung zu stornieren:
In der Navigationsleiste Zahlungen → Rechnungen anklicken.
Die Rechnung suchen, die Du fertigstellen möchtest, und diese anklicken.
Kündigen anklicken.
Hinweis
Wenn die Nutzung auf der Rechnung vorhanden ist (nutzungsbasierte Abrechnung), wird sie beim Abschluss berücksichtigt, bevor die Stornierung bearbeitet wird. Wenn Deine Einstellungen Nullbetragsrechnungen nicht zulassen und die Rechnung einen Nettobetrag von Null ergibt, wird die gesamte Rechnung storniert und nicht eine Nullbetragsrechnung ausgestellt.
