Jose, le Directeur Commercial, s'inquiète de la situation actuelle et se demande si Cloud Kicks ne devrait pas diversifier son activité.
Il convoque toute l'équipe pour un partage d'idées.
Ils décident à l'unanimité de créer deux nouveaux produits qui s'adaptent parfaitement à l'entreprise et qui leur permettront de pérenniser l'activité.
Les deux nouveaux produits sont donc :
Un magazine de sport et de mode sportswear qui s'appellera Sports under the Cloud.
Une box dans laquelle les clients pourront trouver divers articles de sport (vêtements, accessoires, baskets...). Celle-ci s'appellera la Kicks Box.
Mais Candace et Linda s'interrogent car, même si elles savent déjà comment générer un abonnement ex-nihilo ou à partir d'un autre objet ou via une offre ou une opportunité, le magazine sera en abonnement mensuel ; mais la box, quant à elle, sera vendue en abonnement mensuel, trimestriel, quadrimestriel ou semestriel...
Vijay, le développeur de Cloud Kicks, leur fait part d'une information importante car il a suivi les newsletters de Frisbii : depuis la release Winter'21, ils peuvent grouper plusieurs abonnements pour avoir une facturation globale (1 seule facture).
Ce groupement pourra leur être très utile pour différentes situations.
Super ! Candace et Linda vont pouvoir s'y mettre et il n'y aura plus aucun frein à leurs nouvelles activités.
Rappel du fonctionnement de base de l'abonnement
Des abonnements sont créés ex-nihilo ou à partir d'un autre objet ou depuis différentes Offres ou Opportunités. On peut y ajouter des postes d’abonnement, qui sont des produits facturés de manière récurrente, générer un échéancier de factures suivant un rythme de facturation et les émettre.
Vous pouvez retrouver davantage de détails dans cet article : Abonnements - Dictionnaire des champs.
Explication du fonctionnement avec la fonctionnalité de groupement
A la demande du client ou par décision de l’entreprise émettrice, les abonnements peuvent être regroupés à partir d’une certaine date et jusqu’à une certaine date, ou indéfiniment.
Ces informations sont stockées sur un avenant de type Groupement créé sur chaque abonnement groupé.
Chaque abonnement groupé est associé à l’abonnement groupant via un enregistrement d’avenant sur lequel un nouveau champ de recherche vers l’objet Abonnement a été créé.
Les abonnements groupés sont autonomes : on peut en dégrouper ou en terminer un, et conserver le groupement sur les autres.
Une valeur dans un champ utilisant une liste de sélection sur l'objet Abonnement permet de déterminer les abonnements groupants des autres et permet, via les dynamic form, d’afficher les bonnes informations suivant le type d’abonnement.
Celui-ci est utile pour bloquer l’émission de facture(s) sur les abonnements groupés.
Un bouton Grouper permet de couper les lignes sur les abonnements groupés et de les coller sur les factures de l'abonnement groupant.
Remarque : On parle d’abonnements groupé et groupant plutôt qu’enfant et parent car ces termes ont un caractère moins définitif.
Les différents cas d'usage de la nouvelle fonctionnalité de groupement
Cette fonctionnalité permet notamment de gérer les cas d’usage suivants :
Un client souscrit plusieurs abonnements qui ont des cycles séparés (les termes du contrats sont potentiellement différents) mais qui doivent faire l’objet d’une seule facture.
Ex : JacksonMiniJazzDanseMontpellier s'est abonné à Sports under the Cloud ainsi qu'à la Kicks Box, mais ne veut recevoir qu'une seule et unique facture pour les deux.
L’entité facturée n’est pas la même que les entités ayant souscrit des abonnements.
Ex : les filiales d’un groupe souscrivent à des contrats mais c’est la maison mère qui paie pour eux.
La maison mère JacksonMiniJazzDanseFrance ne souhaite pas recevoir 70 factures chaque mois mais une seule regroupant l’ensemble des lignes de factures pour toutes les filiales (JacksonMiniJazzDanseMontpellier, JacksonMiniJazzDanseLyon, etc...).
Sur un même abonnement, il y a des produits facturés avec des rythmes de facturation différents.
Ex : JacksonMiniJazzDanseMontpellier a un abonnement trimestriel pour la Kicks Box et un abonnement mensuel à Sports under the Cloud. Ils ont donc trimestriellement un paiement en plus.
Ce cas peut être géré par deux abonnements groupés (un pour le mensuel et un pour le trimestriel) et un groupant.
Attention : cependant, la fonctionnalité de groupement de l'abonnement n'a pas été pensée spécifiquement pour ce cas. Ainsi, pour tous les évènements du cycle de vie du contrat (avenant, interruption, renouvellement), le travail sera multiplié par 3.
Une gestion des rythmes de facturation directement au niveau des postes d'abonnement est à l'étude chez Frisbii pour apporter une solution beaucoup plus pratique à ce use case.
Bonus : le groupement permet d’avoir différents indices sur un abonnement groupant via l’utilisation d'indices différents sur les abonnements groupés.
Attention : le groupement est incompatible avec la régularisation.
Mise en place d'un regroupement d'abonnement
Rappel : nous vous conseillons de tester ces procédures dans une organisation de test de type sandbox.
Procédure
Créez des abonnements (ex. AB-00000179 en mensuel et AB-00000180 en trimestriel) avec leurs postes d'abonnement.
Activez-les et générez les échéanciers sur les deux abonnements.
Retournez sur la vue de liste (Tout) des abonnements.
Sélectionnez les abonnements puis cliquez sur Grouper :
5. Le flux d'écran Groupement des abonnement en vue de liste s'ouvre et vous cliquez sur Suivant.
6. Cochez l'option Créer un nouvel abonnement groupant.
7. Compléter les champs selon votre besoin.
8. Choisissez une date de début et de fin de groupement :
9. Visionnez l'abonnement groupant en cliquant sur le lien.
L'abonnement groupant dispose maintenant deux avenants groupants :
10. Cliquez sur le du bouton Générer échéancier. Le résultat est un échéancier avec des montant à 0 :
11. Activez l'abonnement grâce au bouton Activer et cliquez ensuite sur Valider.
12. Le bouton Groupement des lignes est maintenant disponible. Cliquez dessus.
13. Cliquez sur le bouton Valider.
14. Cliquez à nouveau sur le bouton Groupement des lignes et ensuite sur Générer les échéanciers des abonnements groupés.
Ensuite vous obtenez une première facture de l'abonnement groupé. Les autres factures sont générés mais ne contiennent pas encore des lignes de facture. Elles sont donc à 0 EUR.
ATTENTION : |
Ce que n'inclut pas encore la nouvelle fonctionnalité
Remise bas de page reprise des groupé vers les lignes de facture sur l'abonnement groupant.
Création de PDF du groupant avec détail des informations des groupés.
Deep clone sur groupé avec possibilité de copier aussi l’avenant de groupement.
Interface utilisateur pour :
Dégrouper en masse
Générer les échéanciers des groupés en masse
Trouver et grouper des abonnements directement depuis un groupant.
Gestion de l’interruption.
Envoi des factures par e-mails prenant en compte le contact des abonnements groupés
Ajout d'un lien entre les factures de l’abonnement groupant et les abonnements groupés.