Factures - FAQ

Voici une liste des questions, qui sont souvent posées au support :

Comment créer une facture d'acompte avec Frisbii

Question :
Vous souhaitez faire des factures d'acompte.

Réponse :
Les échéanciers de facturation et la facture détaillée peuvent répondre à votre besoin.
Un sous-type Acompte est disponible sur la facture pour la marquer correctement.

Comment mettre en place un lien vers la facture comme colonne d'une vue de liste 

Question :
Dans une vue de liste de la facture, vous voulez mettre en place un champ nom, qui (1) change de valeur quand la facture est émise (Nom de la facture > Référence de la facture), (2) permet d'accéder à la facture en question.

Réponse :
Voici une procédure, qui vous permet de mettre en place un tel champ :

1. Aller dans Configuration > Gestionnaire d'objet.
2. Ouvrez l'objet Facture.
3. Dans Champs et relations, cliquez sur Nouveau.
4. Créez un champ Formule (Texte) que vous nommez par ex. Lien vers facture.
5. Copiez-collez cette formule :

IF(
(sofactoapp__IsSent__c = true),
HYPERLINK('/' & Id, sofactoapp__Reference__c, "_self"),
HYPERLINK('/' & Id, Name, "_self")
)

6. Terminez les autres étapes de l'assistant, sans ajouter le champs sur la présentation de page de la facture.
7. Enregistrez.
8. Allez dans l'onglet Facture et ouvrez votre vue de liste.
9. Cliquez sur et Sélectionner les champs à afficher.
10. Ajoutez votre champs dans la liste et montez-le dans la liste des champs visibles pour l'afficher comme première colonne.

Remarque : Vous pouvez utiliser ce champ également pour vos rapports.

Comment reprendre l'ordre des produits d'opportunités dans les lignes de facture

Question :
L'ordre des produits d'opportunités n'est pas repris dans l'ordre des lignes de factures à la création de la facture.

Réponse :
Si vous faites cette manipulation avant dans vos opportunités, l'ordre est repris correctement dans les lignes de factures : Classement des produits dans les opportunités dans Lightning Experience.

Si cela n'est pas fait, les lignes de factures sont triées par l'ordre alphabétique. 

Pourquoi ceci est nécessaire :
Quand vous ajoutez des produits d'opportunités, ils s'affichent dans l'ordre d'ajout mais le champ Ordre sur les produits d'opportunités ne se remplit pas.
Cela implique que notre code ne peut pas connaître l'ordre des produits d'opportunités à la création de la facture. Mais quand vous suivez la procédure mentionnée plus haut, seul ce champ est renseigné correctement, même si vous validez juste l'ordre affiché sans apporter de modifications.

Comment arrêter l'envoi des notifications des automatisations

Question :
Sans avoir paramétré de notifications, les propriétaires des opportunités/ offres reçoivent des e-mails automatiques pour indiquer le statut des factures créées ou envoyées.
Vous aimeriez bien arrêter l'envoi de ces e-mails.

Réponse :
Vous ne pouvez pas les désactiver, il faudrait mettre une règle dans la boîte mail des personnes concernées pour filtrer ces e-mails et les supprimer automatiquement.
Nous allons faire une évolution de notre package pour pouvoir activer/ désactiver cet envoi automatique.

Comment prévisualiser un PDF qui est stocké dans fichiers (files)

Question :
Vous sauvegardez vos PDF de facture dans Fichiers (Files). Vous ne pouvez plus visualiser les PDFs sauvegardés en utilisant le bouton Voir. 

Réponse :
Le bouton Voir ne fonctionne pas, si vous stockez vos PDF dans fichiers.
Vous avez le choix entre deux solutions :

1) Soit vous utilisez Documents au lieu de Fichiers. Voici l'article qui vous permet de choisir entre les deux options : La gestion de sauvegarde des PDFs.
2) Soit vous pouvez créer un second champ texte formule Voir.

Voici une procédure, qui vous permet de mettre en place un tel champ :

1. Aller dans Configuration > Gestionnaire d'objet.
2. Ouvrez l'objet Facture.
3. Dans Champs et relations, cliquez sur Nouveau.
4. Créez un champ Formule (Texte) que vous nommez par ex. Voir PDF (fichiers).
5. Copiez-collez cette formule :

IF(NOT( ISBLANK( sofactoapp__FileId__c ) ), HYPERLINK( "/sfc/servlet.shepherd/version/download/"+sofactoapp__FileId__c, "Voir"), "Pas de PDF de générer")

6. Terminez les autres étapes de l'assistant, sans ajouter le champ sur la présentation de page de la facture.
7. Enregistrez.
8. Dans la Présentation de page, remplacez le champ Voir dans la section Actions par votre champ.
9. Allez dans le Gestionnaire d'objet pour ouvrir l'objet Facture.
10. Cliquez sur Listes associées.
11. Sur la liste associée Fichiers PDF de facture, cliquez sur .
12. Supprimer le champ Voir de la liste des Champs sélectionnés, afin d'ajouter votre champ.
13. Montez votre champ sur la deuxième position.
14. Cliquez sur OK.
15. Enregistrez.

Comment renseigner une valeur dans un champ de recherche, si on ne trouve pas l'enregistrement à partir de la facture. 

Question :
Vous souhaitez renseigner une valeur dans un champ de recherche (Lookup) de la facture, mais vous ne trouvez pas la valeur, même si l'enregistrement existe. 

Réponse :
A l'aide de l'outil Salesforce Inspector vous pouvez accéder directement aux données qui se trouvent sur votre enregistrement.

1. Suite à l'installation vous trouvez l'outil ici :

2. Mettez-vous sur l'enregistrement en question et cliquez sur Show all data :

3. Ensuite vous pouvez chercher le champ en question, cliquez sur Edit et renseigner l'ID :

4. Sauvegardez.

Et voici où trouver l'ID d'un enregistrement :

Comment corriger le montant Facture TTC "augmentation 0,01 euros"

Question :
Le montant TTC de ma facture ne correspond plus au montant qu'il y a dans mon enregistrement comptable.

Réponse :
Depuis la dernière mise à jour, notre formule de calcul de la TVA a changé pour une formule beaucoup plus fiable.
Cependant, sur les factures antérieures à cette mise à jour, il faut cocher la case "Ancien calcul TVA" pour que l'ancien calcul soit appliqué (pour éviter des différences de quelques centimes).
Nous cochons nous-même cette case pour vous durant le processus de mise à jour. Mais si vous avez fait cette mise à jour par vous-même (pou votre intégrateur) il faut alors forcer le solde pour corriger le problème.

En copiant cette requête dans Salesforce inspector,  vous pourrez trouver les factures ayant cet arrondi. Cette requête permet de lister toutes les factures émises avec un arrondi d'1 centime , de - 1 centime et tout solde qui n'est pas égal à zéro.
Ensuite cliquez sur chaque facture et forcez le solde pour corriger le problème.

Select id, sofactoapp__Ancien_calcul_TVA_apres_remise__c, sofactoapp__Ancien_calcul_TTC__c, sofactoapp__isLocked__c,  LastActivityDate, sofactoapp__Solde_d__c, sofactoapp__Etat__c, CreatedDate, sofactoapp__Raison_pour_solde_facture__c
from sofactoapp__Factures_Client__c
where sofactoapp__IsSent__c = true and (sofactoapp__Solde_d__c < 0.10 and sofactoapp__Solde_d__c > -0.1 and sofactoapp__Solde_d__c != 0)
order by CreatedDate

Comment modifier le texte du modèle d'e-mail par défaut

Question : 
Vous voulez modifier le texte qui se trouve dans le modèle d'e-mail par défaut lorsque vous voulez envoyer votre facture.

Réponse :
En effet, un texte s'affiche par défaut lorsque vous voulez envoyer votre facture par e-mail. Il s'agit du texte se trouvant dans le modèle d'e-mail s'affichant par défaut. 
Pour changer le texte du modèle d'e-mail ou pour en créer un nouveau, vous pouvez suivre cet article : Gestion des modèles de communication (e-mails).

Pourquoi la case Première facture uniquement n'est pas pris en compte.

Question :
Vous avez coché la case Première facture uniquement sur un poste d'abonnement, mais vous ne trouvez sur aucune facture la ligne de facture qui correspond. 

Réponse :
Dans le code APEX de génération de l'échéancier de facturation depuis l'abonnement, la date de la première facture est stockée à sa création.
Lors de la création des lignes de facture, le code compare la date de la facture avec la date stockée pour savoir si nous sommes bien sur la première facture.

Pour rappel, la génération de l'échéancier se fait en deux étapes :

1. Génération de toutes les factures (qui sont vraiment insérées dans Salesforce).

2. Génération de toutes les lignes de facture, une facture après l'autre.

Ainsi, les automatisations à l'insertion des factures peuvent tourner entre le 1 et le 2.
Si une de ces automatisations modifie la date de facture, alors il ne sera pas possible pour le code de retrouver la première facture et d'y ajouter toutes les lignes de facture issues de poste d'abonnement qui doit seulement apparaître sur la première facture.

Pourquoi le montant du poste d'abonnement qui doit apparaître uniquement sur la première facture, ne se trouve pas dans la ligne de facture en question.

Question :
Le montant du poste d'abonnement sur lequel vous avez coché la case Première facture uniquement, n'est pas le même sur la ligne de facture, qui est généré pour la première facture.

Réponse :
Si vous avez activé la proratisation automatique des abonnements, vous pouvez exclure le poste d'abonnement qui doit être présent uniquement sur la première facture de cette manière.
Voici un article à ce sujet : La proratisation automatique.

Pourquoi la date d'échéance n'est plus calculée automatiquement, si je modifie les valeurs de la liste de sélection Délai de paiement.

Question :
Vous avez modifié les valeurs de la liste de sélection Délai de paiement, mais ensuite la date d'échéance n'est plus correctement calculée. 

Réponse :
Si vous désactivez ou supprimez les valeurs de cette liste de sélection, le déclencheur Apex qui calcule la date d'échéance ne fonctionne plus.
Il faut donc remettre les anciennes valeurs pour que le calcul de la date d'échéance fonctionne correctement. 

Traduction des libellés :

Au lieu de modifier les valeurs à ce moment là, vous pouvez les traduire du français au français, cela remplace l'affichage, sans modifier la valeur qui est traitée par le déclencheur Apex. 

1. Allez dans Configuration > Traduire.

2. Pour les Critères de filtres, mettez :

   • La langue que vous voulez remplacer

   • Valeur de liste de sélection

   • Facture

3. Renseignez la valeur souhaitée dans la colonne "Traduction d'étiquette...".

4. Enregistrez.

Si vous n'avez pas encore utilisé le système de traduction, il vous faut d'abord aller dans :

• Configuration > Paramètres de langue de traduction.

• Activez le système de traduction.

• Ajoutez un traducteur pour la langue française.

Pourquoi il y a des nouvelles pages de confirmation depuis la dernière mise à jour de Frisbii ?

Question :
Vous avez constater que depuis la mise à jour de version il y a des nouvelles pages (Visualforce) qui sont ajoutées pour confirmer les différents actions, ex.: émettre une facture, créer un PDF. Vous vous posez la question, si on ne peut pas supprimer ces pages, car cela implique un clique supplémentaire pour les utilisateurs Frisbii.

Réponse :
Notre application est natif dans Salesforce, ce qui nous oblige de suivre les mêmes règles et les mêmes bonnes pratiques. Quelques actions sont irreversible, comme l'émission d'une facture. Les pages de validation vous permettent de relire un résumée des données saisies avant d'exécuter l'action. Pour cette raison, nous ne pouvons pas les supprimer de notre application.

Comment faire pour que je ne puisse plus émettre une facture dans le passé par erreur ?

Question :
Vous avez émis par erreur une facture dans le passé. Cela est seulement possible, si votre période de numérotation est dans une périodicité mensuelle ou annuelle.

Réponse :
Tout d'abord annulez cette facture par un avoir en suivant la procédure décrite dans cet article de notre base de connaissances : Factures - Annulation d’une facture émise avec un avoir.
Ensuite, vous pouvez verrouiller vos périodes de numérotation à la fin de chaque mois en suivant cette rapide procédure :

1. Allez dans votre objet Raison Sociale.

2. Dans la section Période de Numérotation, cliquez sur la flèche au bout de la ligne de la période que vous souhaitez verrouiller.

3. Cliquez sur Modifier (vous pouvez aussi cliquer sur Afficher tout pour voir toutes vos périodes de numérotation).

4. Cochez la case Période verrouillée.

5. Enregistrez.

En cochant cette case, vous verrouillez la période de numérotation, c’est-à-dire que vous ne pourrez plus émettre de facture après la date de fin.
Ceci vous permet d'éviter les factures émises dans le passé, si votre période de numérotation est en mensuelle ou annuelle. Si vous ne verrouilliez pas les périodes, il est possible d'émettre une facture à une date de facture de cette période même après la fin du mois/ la fin d'année.
Pour en savoir davantage sur les périodes de numérotation, vous pouvez jeter un oeil à cet article de notre base de connaissances : Période de numérotation - Dictionnaire de champ et configuration.

Quelles sont les différences entre le stockage des PDF dans Fichiers et dans Documents ?

Question :
Dans Salesforce vous avez plusieurs possibilités de stockage des PDF. Frisbii supporte deux de ces manières de stocker : Fichiers et Documents. Regardons ensemble les différences entre les deux.

Réponse :

La sauvegarde dans Documents :

• A partir de la facture, si vous cliquez sur Créer PDF, vous y trouverez le bouton Emettre et envoyer par email.

• Dans l'objet Facture PDF, le champ lien Email est fonctionnel.

• Les PDF de factures émises sont nommés avec la Référence de la facture et stockés dans des dossiers dédiés : Factures, Offres, Abonnements.

• L'export PDF est limité par la taille des PDF. Selon le volume de vos PDF, vous pouvez exporter entre deux et cinque enregistrements.

 La sauvegarde dans Fichiers :

• Jusqu'à la version Summer '21 :

  • A partir de la facture, si vous cliquez sur Créer PDF, il n'y a pas le bouton Emettre et envoyer par email.

  • Dans l'objet Facture PDF, le champ lien Email n'est pas fonctionnel.

  • Les PDF de facture sont nommés avec le numéro de facture (Etat Brouillon ou Emis) et sont stockés dans la premiere bibliothèque disponible.

• A partir de la version Fall '20 :

  • L'export PDF de 200 enregistrements en vue de liste lightning est possible (limite Salesforce).

Si vous devez passer de Documents à Fichiers dans une version précédente :

• Il faudra utiliser le système natif d'envoi d'e-mail de Salesforce ce qui nécessitera plus de clics.

• Il faudra compenser par un flux le nommage et l'endroit de stockage des PDF.

Dans tous les cas, nous vous conseillons de copier les fichiers de Documents dans Fichiers par script pour pouvoir exporter les anciens PDFs initialement stockés dans Documents. N'hésitez pas à nous ouvrir une requête à ce sujet si besoin.

Quelles sont les champs qui sont verrouillés suite à l'émission des factures

Question :
Suite à l'émission vous ne pouvez plus modifier certains champs sur la facture. Quelles champs sont impactés ?

Réponse :

Verrou de la facture

Voici une liste des champs qui sont prise en compte par ce verrou.

A partir de la version Fall '22 , il y a également ce champ qui est verrouillé :

Verrou des lignes de facture

Par héritage, un enregistrement de Ligne de Facture doit être verrouillé, si la facture émise est verrouillée. Le champs sur la ligne est Facture est verrouillée (sofactoapp__FactureIsLocked__c).

Voici les champs qui sont prise en compte par ce verrou :