Release note - Spring ‘20

La release note vous permet de découvrir les nouveautés de la nouvelle version, d'en comprendre l'utilité et de savoir comment les mettre en place.

Qu’est ce qu’une Release Note Frisbii

Une release note englobe toutes les nouveautés présentes dans une nouvelle version de Frisbii : fonctionnalités, corrections de dysfonctionnements, améliorations de l'expérience Utilisateur et mise à jour de notre base de connaissances.

Cette release note est destinée à tous les utilisateurs de l’application Frisbii et, plus particulièrement aux administrateurs de l’org Salesforce sur laquelle elle est installée.

Nous mettons à jour nos release notes dès que possible, après chaque nouvelle version de l’application Frisbii. Nos Release Notes offrent de brèves descriptions des améliorations et des nouvelles fonctionnalités qui sont apportées.

Comment se fait la mise à jour ?

La nouvelle version est disponible sur demande. Merci d'ouvrir une requête de support à partir de votre Espace Frisbii en demandant la mise à jour.

Afin que la mise à jour se déroule dans les meilleures conditions :          

• Merci de vérifier l'impact du changement en lisant cet article : Listes des fonctionnalités par version en comparant avec votre version actuelle,

• Faire des tests en prenant en compte les consignes de cet article : Tester votre environnement suite à la mise à jour de Frisbii.

Fonctionnalités phares

Voici les nouveautés majeures que vous allez trouver dans dans la Spring '20.

La régularisation de la facturation

Pour qui
Cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs ayant la licence Finance ou Administrateur.

Pourquoi
La régularisation permet de corriger la facturation dans le cas où le périmètre d’un abonnement est modifié pour une période donnée, alors que sa facturation a déjà été effectuée.
Vous êtes potentiellement concernés si vous facturez très en avance, sur terme à échoir.

La régularisation se déclenche uniquement pour une période déjà facturée afin de corriger un manque à facturer ou un trop-facturé. Elle génère des lignes de facture de régularisation qui peuvent être ajoutées à la prochaine facture de l’échéancier, ou facturées à part.

Comment
Une fois activée sur la Raison Sociale, la régularisation s'applique dans plusieurs cas de figure, toujours dans le cadre d'un abonnement activé.
Voici les conditions dans lesquelles elle se déclenche :

• Ajout d'un poste d'abonnement sur un abonnement existant. Si ce poste d'abonnement concerne une période de facturation qui a déjà été facturée, alors une ligne de facture de régularisation est créée afin de régulariser la facturation de ce poste d'abonnement.

• Modification de la date de début et/ou de la date de fin de période de facturation d'un ou plusieurs postes d'abonnements. Si le début ou la fin d'un poste d'abonnement est modifié, alors une ligne de facture de régularisation sera créée pour chaque différence dans le temps facturé, que ce soit en positif (manque à facturer) ou en négatif (trop facturé).

• Suppression d'un poste d'abonnement déjà facturé. Si un poste d'abonnement déjà facturé est annulé, alors la ou les factures émises concernant ce poste d'abonnement donneront lieu à une ou plusieurs lignes de régularisation négatives.

Les Lignes de Facture de régularisation ainsi générées peuvent être facturées à part ou ajoutées à la prochaine facture de l'échéancier.

Voici l'article qui explique La régularisation de la facturation.

La pré-validation des factures

Pour qui
Cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs ayant la licence Finance ou Administrateur.

Pourquoi
La pré-validation d'une facture la verrouille, ce qui empêche sa modification ou sa suppression lors d'une éventuelle re-génération de l'échéancier.
Cette pré-validation est utile si les factures doivent être approuvées par une personne (ex : expert comptable, RAF) et que l'on veut s'assurer qu'elles ne seront pas modifiées ensuite.

Comment
La pré-validation se fait en changeant l'état d'une facture de 'Brouillon' en 'Pré-validée'.
Voici le comportement de la facture pré-validée :

• Une facture pré-validée est verrouillée, elle ne peut ni être modifiée, ni être supprimée lors d’une mise à jour de l’échéancier.

• Si l’utilisateur veut modifier ou supprimer une facture pré-validée, il doit changer son état en "Brouillon".

• Une facture pré-validée peut être émise, comme toute facture brouillon, manuellement ou automatiquement.

Voici l'article qui explique comment utiliser la Pré-validation des factures à partir de l'objet Abonnement.

Génération de lignes d’écritures de vente précises

Pour qui
Cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs ayant la licence Finance ou Administrateur et les org pour lesquelles la licence de fonctionnalité Ecritures de vente est activée.

Pourquoi
Certains ERP ou logiciels de comptabilité n’acceptent que les écritures à 4 décimales. Nous avons fait évoluer Frisbii pour pouvoir exporter des Écritures comptables de Vente à 2 ou à 4 décimales.

Comment
Désormais, vous pouvez exporter vos écritures comptables de vente soit à 2 soit à 4 décimales, en choisissant le rapport correspondant.

Merci de consulter cet article pour en apprendre davantage sur Les Ecritures comptables de vente - Export.
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Génération de l’échéancier de facturation en asynchrone

Pour qui
Cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs ayant la licence Finance ou Administrateur.

Pourquoi
Le traitement asynchrone résout les problèmes liés aux limites de CPU Time Exceeded pour la volumétrie suivante : 7 200 lignes de facture (6 ans, mensuel, 100 postes d’abonnement). Au-delà, nous ne pouvons à date garantir le bon fonctionnement de l’application.

CPU Time Exceeded : Salesforce impose un délai d'expiration pour les transactions en fonction de l'utilisation du processeur. Si les transactions consomment trop de temps processeur, elles sont fermées comme une transaction de longue durée.

La génération de l’échéancier pour un abonnement mensuel de 6 ans (72 mois) avec 100 postes d’abonnement prend entre 9 et 14 minutes (40” à 1’ par batch de 500 lignes).

Comment
Actuellement, il est possible de traiter en mode synchrone (temps de calcul < 10 secondes) la génération simultanée de 500 lignes de factures à partir d'un abonnement. Soit l’échéancier d’un abonnement mensuel de 4 ans avec 10 postes d’abonnement, ou encore d’un abonnement trimestriel de 3 ans avec 40 postes d’abonnement.
Pour gérer une plus grande volumétrie, Frisbii revoit le fonctionnement de la génération de l’échéancier afin de passer en mode asynchrone lorsque le volume de lignes de facture à générer ou mettre à jour l’exige. L’échéancier sera donc traité en mixte synchrone + asynchrone.

Voici comment vous pouvez procéder pour la Génération de l’échéancier de facture à partir d'un abonnement en asynchrone.
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La période civile de numérotation (365j)

Pour qui
Cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs ayant la licence Finance ou Administrateur.

Pourquoi
Dans les versions précédentes, le calcul des prorata étaient uniquement basés sur l'année commerciale (30 jours par mois/ 360 jours par an).

Le problème pouvait survenir qu'une mensualité entière soit facturée, si un abonnement se terminait au 30 du mois et que l'on se trouvait sur un mois de 31 jours. Les clients pouvaient ne pas comprendre pourquoi ils devaient payer une mensualité entière sur un mois de 31 jours même si la prestation n'avait duré que 30 jours.

Pour éviter ce genre de problème, il est possible, à partir de cette version, de calculer les prorata en se basant sur l'année civile.

Comment
A partir de l'onglet Administration, l'administrateur peut choisir le mode de calcul (civile vs. commercial).
Ensuite le bon calcul est pris en compte au calcul des prorata à la génération des factures à partir des abonnements.

Voici un article qui détaille les cas d'usages et la modification de l'option : La période civile de numérotation (365j).

Dépôt des factures sur le portail Chorus

Pour qui
Cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs ayant la licence Finance ou Administrateur et un Utilisateur API dédié.

Pourquoi
Cette licence permet d'automatiser le dépôt de vos factures sur le portail Chorus Pro depuis Frisbii. Les factures concernées seront automatiquement envoyées vers Chorus Pro, et vous recevrez un statut de dépôt.

Comment
Contactez votre customer success si vous souhaitez des informations sur cette licence.

Correctifs et améliorations apportés à l’application

Améliorations Lightning