Maintenant que l'installation est terminée, Linda a hâte de continuer. Elle envisage de poursuivre par la configuration de Frisbii.
Mais elle se rappelle que - lors de la mise en place de Sales Cloud - elle avait suivi le conseil d'un très bon article Trailhead sur la réussite de l'entreprise grâce à Sales Cloud.
Du coup, elle organise une réunion avec José, le directeur commercial et Candace, la meilleure commerciale de l'équipe, pour préparer au mieux cette configuration.
Starting with the end in mind
Comme Linda l’a compris, il faut pouvoir se poser les bonnes questions afin de définir le plus précisément possible les processus métiers de Cloud Kicks, et détecter d’éventuels besoins spécifiques.
Participants :
Linda Rosenberg, Administrateur Salesforce.
José, le directeur commercial
Candace, la meilleure commerciale de l'équipe
Ce que l’on sait du contexte :
Les commerciaux utilisent les Opportunités de Sales Cloud.
Pour les petits comptes, ils aimeraient bien pouvoir facturer à partir de l'Opportunité.
Pour les grands comptes, ils veulent faire plusieurs Offres à partir d'une Opportunité.
En plus, José veut proposer des Abonnements aux clients.
La feuille de route de Linda
Voici le protocole de Linda : plusieurs questions incontournables qui permettent de faire une configuration optimale de Frisbii pour Cloud Kicks.
Est-ce que nous facturons à partir de la même entreprise ?
Nous facturons à partir de la même entité : Cloud Kicks.
Il y a donc une seule Raison Sociale à paramétrer.
Garder à l'esprit : Une fois que nous envisageons l'expansion sur d'autres marchés, nous pouvons avoir besoin de plusieurs Raisons Sociales. Dans ce cas, il faut souscrire à la Licence de fonctionnalité : Multi Raisons Sociales.
Est-ce que nous appliquons plusieurs taux de TVA / devises ?
Nous n’avons qu’un seul taux de TVA à appliquer : 20%.
Nous n’avons pas de problème de changement de devise, toutes nos commandes se font en euros.
Garder à l'esprit : Une fois que nous envisageons l'expansion sur d'autres marchés, nous pouvons également avoir besoin d'utiliser plusieurs taux de TVA ou devises.
Avons-nous un modèle de facture/avoir ou faut-il le créer ?
Faut-il des informations spécifiques (référence, RIB/IBAN, etc.) ?
En ce qui concerne le modèle de facture/d’avoir, nous allons reprendre le modèle existant en ajoutant le RIB/IBAN de Cloud Kicks pour que les clients qui le souhaitent puissent nous régler par virement.
Pour cela, il faudra donc indiquer cette information sur la facture, à paramétrer dans la Raison Sociale.
Avons-nous défini un processus pour passer de la commande à la facture ?
Les clients valident leur(s) commande(s) en retournant signée par email la proposition qui leur est soumise. Cette proposition peut émaner d’une opportunité ou d’une ou plusieurs offres.
Ce processus de validation de commande(s) a été mis en place dès que la gestion de la relation client a été créée et mise en place sous Salesforce (SalesCloud).
Il permet au(x) client(s) de valider leur(s) commande(s) par retour de devis signé, tout simplement.
Sous quelle(s) condition(s) est déclenchée la facturation ?
En standard Frisbii, la facturation est possible quand l’étape de l’opportunité/offre est Gagnée.
D'autres cas de figure sont également possibles mais demandent une configuration spécifique : consultez par exemple l'article Facturer depuis la Commande pour savoir comment créer un flux depuis un autre objet Salesforce.
Qui peut créer et émettre les factures ? Comment ?
La facturation est déclenchée par le service commercial depuis les opportunités
Pour les grands comptes, ils peuvent faire plusieurs offres (devis) liée(s) à une opportunité et ainsi facturer depuis l’offre.
D’où la nécessité d'ajouter le bouton Facturer sur l’opportunité et sur l’offre (grands comptes et abonnements).
Ensuite ils envoient la facture par email aux clients.
Garder à l'esprit : plus tard, nous serons amenés à automatiser ce processus.
Avez-vous des contraintes réglementaires spécifiques à afficher au niveau de votre facture ?
Une fois la commande validée, le devis se transforme en facture avec un numéro chrono (obligatoire, chronologique, continu), attribué automatiquement une fois la facture émise.
Comment est géré l’abonnement ?
Quand notre client souscrit un abonnement, il est facturé de manière récurrente, tous les 10 du mois.
Nous nous servons de l’offre pour émettre un bon de livraison, avant d’envoyer la facture.
Qui doit suivre les règlements ?
Les règlements sont reçus et enregistrés par le service comptabilité.
Les commerciaux ont une partie de leur rémunération en variable qui dépend de leurs ventes. Ils doivent donc pouvoir suivre les règlements pour relancer les clients en cas d’impayés, ou pouvoir avoir une latitude de négociation de prix (remises) pour les clients multi-détenteurs et/ ou fidèle(s).
En ce qui concerne la gestion des produits, les sneakers, il faut tout simplement que les commerciaux puissent se servir du catalogue produit standard. Les éléments qui pourront être modifiés selon la demande du client sont les quantités, et la remise éventuelle.